Seikkailukasvatuspäivät 2016

Seikkailukasvatuspäivät 2016 – siinä nimi, jonka olen saanut viimeisen vuoden aikana kirjoittaa tuhansia kertoja eri asiakirjoihin, mainoksiin ja tiedotteisiin. Nimen taustalla on vuosittain järjestettävä tapahtuma, joka kerää kokoon seikkailukasvatuksesta kiinnostuneet ammattilaiset, opettajat ja opiskelijat. Vuoden 2016 Seikkailukasvatuspäivät järjestettiin Hyvärilän nuoriso- ja matkailukeskuksessa 28.1.-29.1.2016. Sain itse olla mukana päivien suunnittelutiimissä aivan alusta loppuun asti.

Seikkailukasvatuspäivien 2016 toteutuksesta vastasi Outward Bounf Finland, Hyvärilän nuoriso- ja matkailukeskus sekä Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Yhdessä OBF:n Michellen, Hyvärilän Tuijan, Haaga-Helian/OBF:n Nean sekä Haaga-Helian Iinan kanssa muodostimme tiiviin järjestelytiimin. Vastasimme yhdessä tapahtuman suunnittelusta, työstämisestä, markkinoinnista sekä toteutuksesta. Seikkailukasvatuspäiviä suunnittelimme vuoden ympäri ja projekti olikin laajin, missä itse aikaisemmin olen ollut mukana.

Järjestelytiimimme tavoitteena oli sekä kasvattaa päiviä että muokata päivien sisältöä. Nämä suuret tavoitteet pitivät suunnittelutiimin kiireisinä koko vuoden ajan. Yhdessä työstimme tulevien päivien ohjelmaa, luentoja, markkinointi, logistiikkaa ja tiedotusta. Googlen Hang Out videopuhelut ja niiden käyttö tuli varmasti tutuiksi järjestelytiimille. Jokaisen tiimiläisen työskennellessä eri paikkakunnalla, videopalavereista tuli järjestelyjen kulmakivi.

Kyllä järjestelyt myös unettomia iltoja ja harmaita hiuksia aiheutti. Uuden ilmoittautumisjärjestelmän avaaminen ei sujunut aivan aikataulun mukaisesti, tapahtuman laskutuksen olisi voinut järjestää yksinkertaisemmin ja ohjelman lukkoon lyöminen venyi ja venyi aivan ilmoittautumisen loppumetreille asti. Vastoinkäymisten edessä järjestelytiimimme teki töitä entistä enemmän, jotta päivistä tulisi onnistuneet.

Näin pitkä ja tiivis suunnittelutyö vaatii onnistuakseen aikataulutusta, selvää työnjakoa ja epätietoisuuden sekä tekemättömien töiden sietämistä. Projektissamme saimme kokea, myös mitä tapahtuu, jos selkeää työnjakoa ei järjestelytiimin sisällä tehdä. Asioita tehtiin välillä päällekkäin, välillä asioita jäi hoitamatta. Omalta kohdaltani tässä olikin projektin suurin oppimisen paikka. En aikaisemmin ymmärtänyt aikataulujen päälle ja niiden laatiminen tuntui ainoastaan ylimääräiseltä työltä. Suunnitteluvuoden aikana sain kuitenkin huomata, että aikatauluttaminen on yksi projektin onnistumisen peruspilareista. Selkeää aikataulua noudattamalla kaikki ovat jatkuvasti tietoisia, mitä tapahtuu seuraavaksi ja kenen vastuulla kukin osa-alue on.

Tapahtuman lähestyessä ja tahdin kiristyessä oli lohdullista huomata, että viime hetken muutoksista huolimatta päivät tulevat järjestymään. Osallistujien alkaessa valua kohti ilmoittautumista tajusin, että tästä se nyt alkaa – huipentuma sille, mitä koko vuosi on tiiviisti suunniteltu. Tapahtumassa apuna toimi seitsemän Haaga-Helian opiskelijaa, jotka auttoivat ja mahdollistivat tapahtuman omalla erinomaisella asenteella ja joustamisella. Päivät venyivät tapahtumassa pitkiksi, mutta silti jokainen jaksoi hoitaa oman osuutensa ja jopa enemmän.

Itse tapahtumassa oli noin 180 kävijää, 26 erilaista työpajaa, kaksi pääluentoa, liikuntaa sekä rentoa tunnelmaa. Erityis kiitosta osallistujat antoivat päivien monipuolisesta tarjonnasta ja toimivista järjestelyistä. Omalta kohdaltani tapahtuma eteni minuuttiaikataululla. Jatkuvasti pyrin olemaan tietoinen mitä ympärillä tapahtuu ja reagoimaan seuraavaan ohjelmanumeroon. Puhelin soi monia kertoja ja hätäratkaisuja oli tehtävä nopealla aikataululla. Seikkailukasvatuspäivien jälkeen nostan hattua jokaiselle suurtapahtuman järjestäjälle huomattuani, kuinka fyysisesti ja henkisesti raskasta tapahtuman pyörittäminen on.

Seikkailukasvatuspäivät 2016 olivat suuri puristus ja nyt olen helpottunut, että tapahtuma on ohi. Vuoden aikana oli monia hetkiä, kun pohdin, miksi ihmeessä lupauduin tähän projektii. Onneksi oli myös monia hetkiä, jotka palkitsivat. Nyt on hyvä hetki vetää hieman happea, ennen kuin on aika siirtyä seuraaviin tehtäviin. Valmistuminen on jo aivan kulman takana ja Seikkailukasvatuspäivät kasvattivat enemmän, kuin olisin osannut kuvitella. Kiitos siis koko järjestelytiimille tästä mahdollisuudesta ja onnistuneesta yhteistyöstä.

Elsa Mantere