Helmikuussa Vierumäelle saapui 1400 hiihtovierasta 61 eri maasta. Lahden MM-kisojen ajaksi urheiluopisto muuttui urheilijoiden kisakyläksi, joka majoitti lähes kaikki kisoihin osallistuvat hiihtäjät ja heidän huoltojoukkonsa. Kisakylä keräsi kehuja ja kiitosta niin urheilijoita, valmentajilta ja joukkueenjohdolta kuin medialtakin.
Nyt kun kisoista on jo vierähtänyt tovi, on hyvä palata miettimään, mitä projektista jäi käteen. Projektini päätavoite oli suunnitella, valmistella ja valvoa Vierumäki Hostien toimintaa kisojen aikana kisakylässä. He pyörittivät viittä infopistettä Vierumäen alueella, huolehtivat liikunta- ja kokoustilojen varauksista, auttoivat Vierumäen henkilökuntaa sekä hoitivat juoksevia asioita kisakylässä. Kokonaisuudessaan projektini oli onnistunut ja vältimme isoimmat katastrofit. Uskon, että hostit edistivät kisakylän toimivuutta omalta osaltaan ja hiihtäjät saivat heiltä tarvitsemansa avun. Vaikka ratkaisevia kehityskohtia ei projektissa noussutkaan esiin, muutama tärkeä opetus tästäkin tarttui matkaan.
Ensinnäkin aina ja kaikissa tilanteissa on valttia, jos malttaa olla kärsivällinen. Mitä isommassa organisaatiossa työskentelee, mitä isompaa tapahtumaa valmistelee ja mitä useammalta ihmiseltä täytyy asioita varmistaa, sitä hitaampaa kaiken eteneminen on. Se, että itsellä ei juuri nyt ole kiire ja stressi, ei tarkoita etteikö jollain muulla samassa projektissa työskentelevällä voisi olla. Asiat rullaavat hyvinkin eri tahdissa, ja oman tekemisen eteneminen voi olla kiinni monesta muuttujasta. On hyvä muistaa, että useinkaan projekti kokonaisuudessaan ei pyöri vain sen oman osa-alueen ympärillä. Etenkin tapahtumia järjestettäessä, asiat rupeavat etenemään sitä vauhdikkaammin mitä lähemmäs päästään h-hetkeä.
Toisekseen projektissa kuin projektissa kannattaa varautua kaikkeen – myös siihen, mihin ei osaa varautua. Tällä tarkoitan, että on hyvä tiedostaa jo suunnitteluvaiheessa, että todennäköisesti jotain yllättävää tulee tapahtumaan. Kun yllätyksiin osaa varautua, niihin on helpompi suhtautua järkevästi ja keksiä ratkaisuja lennosta. Todennäköisesti nämä asiat ovat yksityiskohtia, jotka eivät varsinaisesti projektin kulkua haittaa, mutta jos jokaisesta yllätyksestä ottaa kierroksia, niin väsyttää itsensä ihan turhaan.
Kolmanneksi on hyvä muistaa, että erilaisten ihmisten johtaminen on… erilaista. Olen jonkin verran tämän koulutuksen aikana päässyt tutustumaan johtotehtäviin, mutta tässä projektissa sain uudenlaista kokemusta siltäkin alueelta. Johdettavanani viitisenkymmentä liikuntaneuvojaopiskelijaa, joille tämä projekti kuului opintoihin. Tässä projektissa suurimmaksi haasteeksi nousi motivaation ylläpitäminen välillä tylsäksi miellettyihin työtehtäviin, sekä ohjeiden noudattaminen. Hyvän johtajan on tärkeää tiedostaa mikä on johdettavien rooli projektissa, mitä mieltä he ovat tehtävistään ja mikä heitä motivoi.
Lisäksi kannattaa, että annetuista ohjeista voi halutessaan ymmärtää vain itselleen mieluisat osat. Mitä vähemmän antaa tilaa tulkinnanvaraisuuksille, sen parempi.
Seuraava opetus on se, että aina on hyvä olla varasuunnitelma. Kisojen aikana suurin huolenaiheeni oli, että sairastuisin. Huolellisesta suunnittelusta ja hyvästä valmistautumisesta huolimatta en ollut uhrannut montaakaan ajatusta sille, mitä tapahtuisi, jos en pystyisi hoitamaan tehtäviäni. Noroviruksesta uutisoitiin niihin aikoihin paljon, ja sen lisäksi riskinä oli muutkin flunssat, pöpöt ja kuumeilut. Sairastumista ei onneksi tapahtunut ja pystyin häärimään kisakylässä koko kahden viikon ajan. Varasuunnitelmasta ei kuitenkaan olisi ollut haittaa.
Näiden lisäksi on hyvä muistaa levätä. Päivän tai parin tapahtuman voi puristaa vaikka samoilla silmillä, mutta Lahden MM-kisat kestivät kaksi viikkoa. Pidempien tapahtumien ja projektien aikana on ensiarvoisen tärkeää levätä. Väsyneenä tekee helposti virheitä, sortuu huonoihin päätöksiin tai saattaa vaikuttaa huonotuuliselta. Levänneenä jaksaa myös nauttia projektista sen toteutushetkellä, sillä sehän näissä tapahtumissa on parasta; nähdä sen kaiken työn ja valmistelun tulos konkreettisena tapahtumana.
Tiia Luukkala